"Kan man skriva privatkorrespondens på maskin? Teoretiskt nej - det anses absolut inte fint att skriva privatbrev på maskin, ja, det finns faktiskt damer, som automatiskt lägga alla maskinskrivna kuvert utan att öppna dem i papperskorgen i tro att de bara innehålla prospekt!"

ur Etikett och god ton, Husmoderns presentbok, 1933

Vårt sätt att umgås med varandra förändras hela tiden och gränserna för vad som är ”fint” och ”fult” flyttas både fram och tillbaka. Etikettregler är inte för att styra utan för att hjälpa dig, och de måste alltid ses i ett sammanhang. Därför finns det ingen övergripande etikett för e-post, utan som i alla annan kommunikation handlar det i hög grad om sammanhang. Här får du ändå några goda råd på vägen, som egentligen alla handlar om samma sak: e-post är skriven kommunikation.

När du skriver e-post
Försök alltid formulera dig tydligt. I skriftlig kommunikation saknar vi kroppsspråket och alla de ledtrådar i kommunikationen vi får då vi talar med en fysiskt närvarande människa. Därför är det mycket större risk att ett e-brev blir missförstått. Innan du klickar på skicka-knappen, läs igenom det du skrivit och fundera ett ögonblick på om det verkligen uttrycker det du vill säga.

På samma vis som ett första intryck av en människa kan störa vår förmåga att lyssna till henne kan det första intrycket av ett e-brev störa förmågan att läsa vad det vill uttrycka. Det viktigaste är utan tvekan att tanken är klart formulerad, men om brevet innehåller stavfel och andra skriftmässiga misstag kommer det första intrycket att stå ivägen för många människor. Ta reda på om ditt e-postprogram har en funktion för stavningskontroll.

Vårt språk är i mycket hög grad bundet till ett kulturellt och socialt sammanhang. Precis som när du talar är det klokt att använda ett språk som passar sammanhanget och mottagaren. Så kallade smilies, teckenkombinationer som föreställer ansiktsuttryck, presenteras ofta som ett generellt e-postspråk. Så är det inte. Smilies är en strålande kommunikationsförstärkning när du skriver till någon som talar ”smilieska”, men du bör inte använda dem i alla sammanhang.

Skicka inte ilskna e-brev. Det är så lätt att i en stund av upprördhet skicka arga brev, särskilt till de relativt anonyma adresser som ofta finns som kontaktlänk på webbsidor. Fall inte för den frestelsen. Det är alltid en annan människa som ska läsa ditt brev. Skriv inte sådant som du inte skulle kunna säga till någon - eller som du inte skulle vilja att någon säger till dig. Det kan vara bra att veta att text som skrivits helt med versaler uppfattas som aggressiv av många människor.

När du får e-post
Det är lika svårt för den du fått brev av att uttrycka sig tydligt i skrift. Försök att inte tolka in för mycket och bli inte upprörd i onödan av de brev du får. Om något verkar oklart eller underligt - hör av dig och fråga.

Det finns ingen universell regel för hur ofta du måste kontrollera din e-post eller hur snabbt du måste svara på ett brev. Däremot är det klokt om ni tillsammans på arbetsplatsen formulerar sådana regler. Tänk efter vad som är rimligt för er arbetssituation så att ni bestämmer er för principer som ni verkligen kan hålla. Lova inte att alla elever och föräldrar ska få svar inom 24 timmar, om det inte är möjligt för er att hålla löftet.

Ta det lite försiktigt om du skickar brev vidare. Om du till exempel får en fråga från en förälder som du tycker det är bättre att någon annan svarar på är naturligtvis det enklaste för dig att bara skicka brevet vidare till rätt person. I många fall går det alldeles utmärkt att göra så, men om den som skrev till dig har en personlig relation till dig kan brevet vara formulerat på ett sådant vis att avsändaren inte alls vill att det ska skickas vidare. Är du osäker, fråga först.